2009年5月16日，第12届国际岩石力学大会第四次组委会会议在香港大学土木工程系6楼会议室HW612B顺利召开。会上各工作委员会负责人就近半年来的工作进展情况进行了汇报，并对大会学术议程安排、论文提交问题，网站制作宣传等一些重要议题进行了细致认真地讨论。出席会议的中方代表有钱七虎、冯夏庭、唐春安、李海波、谭国焕、何满潮、伍法权、李仲奎、焦玉勇、傅冰骏、黄理兴、李术才、徐文立、王驹，新加坡方面参会的代表有周迎新、Khoo Cheng Hoon、胡威、杨晓杰列席了会议。组委会成员共22人，实到14人，符合法定参会人数。大会主席钱七虎院士主持了此次会议。
    上午，会议紧紧围绕ISRM2011大会的筹备工作这个中心展开。首先，钱七虎院士致辞，强调筹备工作学术质量是核心，经济基础是保证，要做到“意见统一，责任到人”。组委会秘书长李仲奎教授概括性地总结回顾了第12届国际岩石力学大会组委会的成立及发展历程，提出要通过这次会议，大会筹备工作做到“认识一致、目标明确、措施到位、责任到人”。这次会议包括两个核心议题：一是学术方面的工作安排；二是大会网站的建设和管理。依照会议议程，组委会各分委会代表分别汇报了自去年十月至今年五月的工作进展情况，内容如下：
何满潮从4个方面介绍了筹款及财务工作委员会境内筹款情况，指出总预算已经原则上通过, 强调各委员会在筹备工作中应厉行节约，严格控制支出计划。
    周迎新代替蔡军刚汇报了境外筹款情况，对筹款目标进行了重新评估，将之前提出的33.6万美元的筹款计划调整为12.8万美元。并展示了委托会务公司设计制作的会议宣传产品。
冯夏庭介绍了国际联络工作委员会的工作进展，并就相关国际惯例、国际岩石力学学会高层关于ISRM2011意见进行了说明。
    伍法权介绍了会务及接待工作委员会的工作情况，对三个会务公司—中科院国际交流中心、中国科协交流中心、Congrex（瑞典）——的优势和问题进行了比较分析。网络方面，选用上海同济大学下属的一家网络公司；会场方面，与国家会议中心签订了6天的场地预定协议。
    焦玉勇汇报了文秘及宣传工作委员会工作进展。该委员会增加了一名英语专业的秘书；遵照黄色代表中国、绿色代表和谐的主旨，并考虑中国重大岩石工程、典型中国元素和风格前后一致等宣传原则印制了新一轮大会通知，已经运至香港Sinorock会场；最后展示了VI宣传系统的初稿样本、电子图片及样品。
工程考察及旅游工作委员会黄理兴提出了几条精选的工程考察和旅游线路供组委会参考，指出今年年底将完成一套详细的线路计划安排。
    学术出版工作委员会周迎新介绍了论文集的分配和专题会议的时间安排。认为会议要有2本精装、2200页的论文集出版，国家小组要发表500篇文章。
    就国内顾问委员会事宜，傅冰俊介绍了确定人选的原则和初步名单。
    下午，徐文立、胡威汇报了大会秘书处会务工作和网站的建设情况。
    汇报完毕后，与会人员就学术议程安排、论文提交、大会组织工作的标志性日期、50周年庆典活动安排、网站建设和管理等问题展开讨论，唐春安、李海波、谭国焕、李术才等都发表了各自的看法。
本次会议是第12届国际岩石力学大会组委会召开的第四次会议，会议紧紧围绕ISRM2011的筹备工作中心议题，与会人员积极参加讨论，踊跃发表意见和建议。最后钱七虎院士做了总结发言，会议达成以下决议：
1.会议原则通过了学术委员会提出的大会学术议程安排，和会议提出的修正方案，大会学术议程安排的总体框架基本定型。（见附件）主要修正方案如下：
a)关于大会特邀报告安排，因中国国际会员人数最多，日本第二，因此增加日本一个特邀报告；最终需要根据ISRM主席团会议确定的分配名额进行调整。明年组委会会议确定主题发言人名单。
b)中国专场报告不仅是突出中国的大工程，而更重要的是中国的岩石工程技术。
c)对会议安排进行调整，使大会会场使用的最小时间单位不小于半天。
d)50周年庆典活动安排在会议第一天晚上进行，中国专场报告会在闭幕式之前进行。
2.     会议肯定了去年武汉会议以来秘书处在大会网站建设方面所做的工作。会议认为，网站建设原则是网站应成为满足大会成功召开的各种需要的信息平台、功能平台和管理平台，应尽快完善，达到要求。相关事项如下：
a)      目前的任务是宣传大会宗旨、日程安排以及相关的工程信息（胡威负责）、旅游信息（黄理兴负责）等。
b)      6月份各分委会都要拿信息出来。网上可以开始刊登广告（朱合华负责）。
c)      宣传委员会要充分利用ISRM2011网站进行大会宣传，宣传中国、新加坡的岩石工程和技术成就。中国方面内容由焦玉勇负责。
d)      网上资料要求各个工作委员会1个月更新一次（由卞海英负责检查更新情况）。
e)      在相关国际大会宣传ISRM2011大会即将召开的信息。
3.     会议认为，大会组委会的财务工作应该加强，决定的有关事项为：
a)      建议中国岩石力学与工程学会指定财务人员专门负责ISRM2011大会的财务工作；伍法权负责落实。
b)      自2009年秋季（9月）开始，按季度上报收支和财务报表。财务报销严格依程序执行，按年度支出计划拨付。
c)      会议重申，财务报销额度小于或等于5000元，由秘书长签字；5000到30000之间，由财务总监签字；30000以上，由组委会主席签字。
d)      会议通过财务工作委员会的国内外筹款计划，支出计划还需调整。
e)      国际学会会员和非会员的注册费收费标准分别定为600美元和700美元。
f)      各工作委员会的启动资金最迟要在2009年9月份到位。
4.     大会宣传工作涉及到会务公司的服务内容和分工，必须责任明确。会议讨论确定：
a)      宣传工作的总体规划，包括通知、网站、会场等的风格设计由焦玉勇负责。
b)      VI诸项产品中要增加企业广告位置，成为筹款渠道之一。蔡军刚和朱合华负责广告方案制定和联系推荐广告单位。
c)      建议胸牌反面印刷大会服务求助电话。
5.     会议确定2009年10月18日即距ISRM2011大会召开两周年之日，作为大会组织工作的标志性日期，在网上启动大会倒计时标志；2009年10月起在学会动态、学报上，启动ISRM2011大会宣传专栏，宣传委员会负责提供宣传内容，交秘书长审核后刊登。会议确定由学会和组委会发函给学报主编，商定此事运作方式（由伍法权、李仲奎负责）。
6.     国内顾问委员会的人数暂定为27人，名单由傅冰骏负责进一步核准落实，下次会议确定。
7.     为尽快做出招展筹款方案，今年10月徐文立负责将会场展厅布置方案发给新加坡方面。
8.     2011大会组织委员会工作的进展，由冯夏庭教授负责向ISRM主席团汇报。
9.     会议决定于2009年12月中旬召开第五次组委会会议。
此次会议还颁发了组织委员会工作手册。经大家认真细致地讨论研究后，各工作委员会更加明确了今后的工作重心和大会筹备工作的具体内容。会后，各部门要做到责任到人，措施到位，确保各项工作高效有序地进行。
（焦玉勇初稿、李仲奎修改稿、 2009-06-07钱院士修改定稿）

第12届国际岩石力学大会
组织委员会
（中国岩石力学与工程学会代章）
2009年6月9日